ＡＩ活用・経営支援に強い　行政書士中川まさあき事務所

財務と心の両方を支える伴走型経営サポーター

生成AI活用5選

生成AIに初めて触れる方でも直感的に操作でき、すぐに効果を実感できる初心者向けの業務効率化案を5つご紹介します。具体的な操作画面と手順も合わせて解説します。

1. ChatGPTを使った日常業務の文章作成と要約の時短化

ゼロから文章を考える手間をなくし、AIに条件を伝えるだけでメールやブログのたたき台を作成する基本の活用法です。【具体的な操作画面と手順】入力画面の確認：ChatGPTを開くと、画面下部に「質問してみましょう」と書かれた横長の入力欄（テキストボックス）があります。ここがAIへの指示（プロンプト）を出す場所です。指示の入力：単に「ブログのアイデアを出して」と入力するのではなく、「自分のしたいこと」「AIにしてほしいこと」「条件」の3つを具体的に盛り込むのがコツです。条件の指定：入力欄に「#条件」として、「ターゲットは30代」「文字数は400文字」「箇条書きで」といったルールを箇条書きで入力し、右下の送信ボタンを押すことで、思い通りの文章が一瞬で生成されます。

2. 「Voice in」を活用した音声入力によるタイピング負担の軽減

キーボードでのタイピングをやめ、音声入力を基本にすることで、文字入力のスピードを劇的に上げる方法です。【具体的な操作画面と手順】拡張機能の準備：パソコンのブラウザ（Google Chrome）に、「Voice in」という無料の拡張機能をインストールし、有効化します。音声での入力：Googleドキュメントなどの文章入力画面を開き、マイクに向かって話しかけるだけで、リアルタイムに文字起こしが行われます。 AIによる自動補正：音声入力では多少の誤字脱字が発生しますが、生成AIは前後の文脈から意味を判断できるため、全く問題ありません。話し終わったテキストをChatGPTに貼り付け、「この文章を整えて」と指示すれば、綺麗なビジネス文章が完成します。

3. NotebookLMを使った資料の「音声解説（ラジオ風）」と「Q&A」の自動作成

Googleが提供する「NotebookLM」を使い、自社のマニュアルや規程などの資料を、わかりやすいQ&Aや音声データに変換します。【具体的な操作画面と手順】ファイルのアップロード：NotebookLMの画面を開き、「ソース」として手元のPDF、テキストファイル、Googleドキュメントなどをアップロードします。 AIはアップロードされたソースのみを参照して回答するため、嘘（ハルシネーション）をつく心配がありません。 Q&Aの作成：アップロード後、画面に表示される「学習ガイド」をクリックするだけで、資料に基づいた「よくある質問（Q&A）」が自動的に作成されます。音声解説の生成：画面上の「音声解説」機能をクリックすると、資料の内容を2人のパーソナリティが会話するラジオ番組（ポッドキャスト）のような音声データとして、ワンクリックで自動生成してくれます。

4. Gladiaを活用した会議の「自動文字起こし」と「話者分離」

会議中にメモを取る負担をなくし、AIに録音データを丸投げして議事録作成を自動化する初心者にもおすすめの方法です。【具体的な操作画面と手順】ファイルのアップロード：AI文字起こしサービス「Gladia」の画面を開き、スマートフォンで録音した音声データやZoomの録画データ（MP3、MP4、WAV形式など）をドラッグ＆ドロップでアップロードします。 AIによる話者判別：Gladiaは自動的に「誰が話しているか（話者分離）」を判別し、高精度な文字起こしを行ってくれます。 ChatGPTでの要約：出力されたテキストをコピーしてChatGPTの入力欄に貼り付け、「この会議の内容を、上司向けの社内報告メールとしてまとめてください。要点だけ簡潔に、敬語でお願いします」と指示して送信すれば、整った議事録がすぐに完成します。

5. ChatGPT（DALL-E 3）を使ったSNS・広告用画像の自動生成

専門的なデザインツールを使わずに、ChatGPTの画面上で文字の指示だけでプロ並みの画像を作成する方法です。【具体的な操作画面と手順】画像生成の指示：ChatGPT（有料プラン推奨）の入力欄に、「下記の条件を元に画像を作成して」と入力します。イメージの指定：続けて「#条件」として、「茶を基調にしたシックなコーヒー豆専門店」「窓から自然光が差し込む」「高級感のある内装」など、頭の中にあるイメージを具体的な言葉にして入力し送信します。画像の保存と利用：数秒で指示通りの画像が生成されます。生成された画像はダウンロードでき、規約に違反しない範囲であれば、そのままSNSの投稿や広告素材として商用利用することが可能です。

このようなご相談をよくいただきます